Passeport de prévention : les obligations de déclaration et de vérification de l’employeur dès le 16 mars

Les formations  figurant dans le passeport de formation peuvent être réparties en quatre catégories :

• les formations obligatoires, entièrement encadrées par la réglementation (formations relatives à la prévention du risque d’exposition à l’amiante par exemple) ;
• les formations obligatoires pour des postes de travail nécessitant une autorisation ou une habilitation de l’employeur (formations relatives aux opérations sur les installations électriques ou au risque pyrotechnique par exemple) ;
• les formations obligatoires avec un objectif spécifique prévu par la réglementation (formations relatives à la manutention de charges ou à la prévention des risques chimiques par exemple) ;
• les formations non prévues par la réglementation mais répondant à l’obligation générale de formation de l’employeur (formations sur les risques psychosociaux par exemple).

Parmi ces quatre catégories de formation, ne doivent être déclarées sur le passeport formation que les formations remplissant les trois conditions cumulatives suivantes :

• répondre à un objectif de prévention des risques professionnels ou à l’obligation générale de formation des travailleurs, conformément à l’article L.4121-1 du code du travail ;
• donner lieu à la délivrance d’une attestation de formation ou d’un justificatif de réussite ;
• permettre la mobilisation de connaissances et de compétences acquises ou développées lors de la formation et transférables sur tout autre poste de travail exposant à des risques professionnels similaires à ceux présents sur le poste de travail occupé par le travailleur à la date de la formation.

Un simulateur des formations éligibles est disponible sur le portail d’information du passeport.

Ne font en revanche pas l’objet d’une déclaration dans le passeport de prévention :

• les formations de formateurs leur permettant de dispenser des formations relatives à la prévention des risques professionnels ;
• les formations à la sécurité relatives aux conditions d’exécution du travail ;
• les formations permettant d’assurer la sécurité des personnes et des biens, à l’exception de la formation de sauveteur secouriste du travail et des formations complémentaires à des formations relatives à la protection des personnes ou des biens qui visent des interventions dans des contextes particuliers de risques professionnels (ex. : une formation permettant d’effectuer des interventions de secours en milieu hyperbare ou nucléaire) ;
• la formation en santé, sécurité et conditions de travail des membres des CSE ;
• les formations de préventeurs, à l’exception des formations complémentaires particulières telles que celles de salarié compétent pour s’occuper des activités de protection et de prévention des risques professionnels de l’entreprise, de personne compétente en radioprotection ou de conseiller à la prévention hyperbare.

Sans qu’aucune déclaration ne soit nécessaire pour les employeurs et organismes de formation, le système d’information du CPF alimentera automatiquement dans le passeport de prévention :

• les certifications professionnelles en SST enregistrées au répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) ;
• les certifications et habilitations en SST enregistrées au répertoire spécifique ;
• les formations en SST financées par un Opco, une AT Pro, l’État, les régions, la Caisse des dépôts, France Travail, l’Agefiph ou par un fonds d’assurance formation de non-salariés.

Dès l’ouverture de leur espace dédié, prévue le 16 mars 2026 (lundi prochain), les employeurs devront déclarer les formations éligibles en SST dispensées en interne à leurs salariés, et vérifier les déclarations réalisées par les organismes de formation pour leur compte.

Ces démarches constituent une obligation légale pouvant être sanctionnée en cas de manquement (voir ci-après). Il en est de la responsabilité de l’employeur. En cas de recours à des intérimaires, cette obligation incombe aux entreprises de travail temporaire.

Les formations réalisées avant la mise en œuvre effective du dispositif ne sont pas soumises à cette obligation de déclaration. Seules les formations délivrées aux salariés à compter de l’ouverture du service devront être inscrites dans le passeport de prévention. Toutefois, pour faciliter le suivi, il leur sera possible à terme d’intégrer les formations antérieures.

Afin de faciliter la prise en main de l’outil, la mise en œuvre des déclarations se fera de manière progressive. Une période transitoire est prévue :

• jusqu’au 30 septembre 2026, seules devront être déclarées les formations obligatoires encadrées par la réglementation ainsi que celles requises pour occuper des postes de travail nécessitant une autorisation ou une habilitation de l’employeur ;
• dès le 1er octobre, l’ensemble des formations éligibles devra être renseigné.

Pour accompagner cette montée en charge et faciliter les déclarations, la Caisse des dépôts, organisme gestionnaire de l’outil, déploiera à compter du 9 juillet 2026 une fonctionnalité permettant aux employeurs et aux organismes de formation de déclarer en masse, par dépôt de fichiers, les formations dispensées.

Pour les formations dispensées en interne, l’employeur doit effectuer les déclarations dans un délai de six mois après la fin du trimestre au cours duquel :

• la formation s’est terminée, pour les formations donnant uniquement lieu à la délivrance d’une attestation de formation ;

Exemple : pour une formation ayant donné lieu à une attestation de formation  le 2 décembre 2026 (soit au 4e trimestre de l’année 2026), l’employeur devra déclarer la formation dans les six mois qui suivent la fin du trimestre (soit le 31 décembre 2026), soit avant le 30 juin 2027.

• débute la validité du justificatif de réussite délivré au titulaire.

Pour les formations dispensées à son initiative auprès d’un organisme de formation, l’organisme de formation peut directement renseigner le passeport mais seul l’employeur reste responsable. En principe, lorsque l’organisme de formation alimentera le passeport pour le compte de l’employeur, celui-ci recevra une notification.

L’employeur doit donc vérifier l’exactitude de la déclaration de cet organisme. Il peut le faire jusqu’à six mois après la fin du trimestre au cours duquel la formation s’est terminée ou au cours duquel débute la validité du justificatif de réussite.

Durant cette période, il peut demander à l’organisme de corriger ou de compléter sa déclaration. S’il ne vérifie pas la déclaration, elle est réputée vérifiée.

Jusqu’au 9 juillet 2026, les délais de déclaration et de vérification sont prorogés de trois mois (soit 12 mois maximum).

Faute de déclaration par l’organisme de formation dans les trois mois impartis, l’employeur devra renseigner la formation dans les neuf mois suivant l’expiration de ce délai.

Cette disposition entrera en vigueur dès la mise à disposition des fonctionnalités d’import en masse des données par fichier, soit le 9 juillet 2026.

Concernant la déclaration des organismes de formations des actions de formation dispensées en externe (obligatoire depuis le 1er septembre 2025), elle doit avoir lieu  avant l’échéance d’un délai de trois mois suivant la fin du trimestre au cours duquel, selon le cas, la formation s’est terminée ou la validité de réussite délivrée a débuté.

En cas de manquement à son obligation de déclarer les formations sur le passeport de formation et de vérifier leur véracité, l’employeur s’expose à des sanctions pénales (article L.4741-1 du code du travail). Il encourt une amende de 10 000 € par salarié concerné. En cas de récidive, les peines encourues s’élèvent à un an d’emprisonnement et 30 000 € d’amende.

Par ailleurs, l’absence de déclaration sur le passeport formation peut laisser supposer un manquement de l’employeur à son obligation de sécurité. Si  tel est le cas, ce manquement peut ouvrir droit à des dommages-intérêts en cas de préjudice.